Как оформить вводный инструктаж по охране труда работнику из другого региона?

Обязанность зависит не от региона, а от характера работы

Само нахождение работника в другом субъекте РФ не освобождает работодателя от проведения вводного инструктажа. Сначала необходимо проверить, как оформлена работа: как дистанционная в смысле главы 49.1 ТК РФ либо как обычная работа в обособленном подразделении, на объекте работодателя, на территории заказчика или в другом удалённом месте.

По Постановлению Правительства РФ от 24.12.2021 № 2464 п. 10 вводный инструктаж проводится до начала выполнения трудовых функций для вновь принятых работников. Его проводит специалист по охране труда или работник, на которого приказом работодателя возложены соответствующие обязанности. Если службы охраны труда и специалиста нет, инструктаж вправе проводить руководитель организации, индивидуальный предприниматель лично, другой уполномоченный работник либо привлечённая по гражданско-правовому договору организация или индивидуальный предприниматель, оказывающие услуги в области охраны труда.

Следовательно, отсутствие специалиста по охране труда непосредственно в регионе не означает, что запись можно заменить произвольным подтверждением. Работодатель должен назначить подготовленного уполномоченного работника, привлечь внешнего исполнителя либо организовать проведение инструктажа специалистом из головной организации с последующим надлежащим оформлением.

Когда дистанционному работнику вводный инструктаж не требуется

Для работника, который выполняет трудовую функцию дистанционно, действует специальное правило ТК РФ ст. 312.7. В период дистанционной работы на него не распространяется большинство общих обязанностей работодателя в области охраны труда. Работодатель обязан ознакомить такого сотрудника с требованиями охраны труда при работе с оборудованием и средствами, которые он рекомендовал или предоставил, а также исполнять прямо перечисленные в этой статье обязанности.

Проведение вводного инструктажа и полного комплекса обучения по охране труда для полностью дистанционного работника законом по общему правилу не установлено. Дополнительные обязанности могут быть предусмотрены коллективным договором, локальным нормативным актом, трудовым договором или дополнительным соглашением.

Поэтому перед отправкой журнала следует проверить:

• содержит ли трудовой договор условие о дистанционной работе;
• выполняет ли сотрудник функцию дистанционно постоянно или только периодически;
• предусмотрено ли проведение инструктажей для этой категории работников локальными документами;
• использует ли работник оборудование и средства, предоставленные или рекомендованные работодателем;
• должен ли сотрудник посещать офисы, склады, производственные объекты или территории заказчиков.

Если человек только проживает в другом регионе, но работает на объекте, в подразделении или на территории, связанной с деятельностью работодателя, автоматически считать его дистанционным нельзя. Для него применяются общие правила проведения инструктажей.

Важно: если работник чередует дистанционную работу и работу на стационарном рабочем месте, специальное освобождение действует только в период выполнения функции дистанционно. При допуске к работе на объекте необходимо определить требуемые виды инструктажа с учётом условий труда, источников опасности и результатов оценки профессиональных рисков.

Какие сведения подтверждают проведение вводного инструктажа

Постановление № 2464 п. 86 требует зарегистрировать вводный инструктаж. В регистрационную форму включаются дата, сведения об инструктируемом, его должность и дата рождения, сведения о проводившем инструктаж работнике, а также подписи обеих сторон.

Правила не устанавливают обязательного наименования документа и не требуют вести исключительно единый прошитый журнал. Работодатель самостоятельно определяет формы и порядок регистрации процессов обучения по охране труда с учётом требований Постановления № 2464. Поэтому допустимо утвердить индивидуальный лист регистрации вводного инструктажа на одного сотрудника. Он должен быть частью принятой у работодателя системы учёта, иметь все обязательные сведения и содержать подписи инструктируемого и инструктирующего.

Индивидуальный лист удобен для регионального сотрудника: документ можно направить почтой, работник подписывает его собственноручно и возвращает оригинал. Полученные листы следует систематизировать, например по календарным периодам или подразделениям, и хранить в соответствии с утверждённым порядком регистрации. При пересмотре локальных форм может потребоваться комплексная разработка документов по охране труда, чтобы программа, приказ о назначении инструктирующего и регистрационные листы не противоречили друг другу.

Можно ли подписать запись через КЭДО с помощью УНЭП

Использование обычной системы кадрового электронного документооборота не даёт достаточного основания для замены бумажной регистрации инструктажа. ТК РФ ст. 22.1 прямо исключает документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда, в том числе лично подписываемые работником, из сферы действия правил об электронном кадровом документообороте, установленных ТК РФ ст. 22.1–22.3.

Поэтому одного факта, что работник применяет УНЭП в принятой у работодателя системе КЭДО, недостаточно. Положение об электронном кадровом документообороте и согласие сотрудника на КЭДО не устраняют специальное исключение, установленное ТК РФ.

ТК РФ ст. 312.3 допускает электронное взаимодействие с дистанционными работниками и использование различных способов, позволяющих зафиксировать получение документов и действия сторон. Однако это правило не следует использовать как универсальное основание для перевода обязательной регистрации инструктажа обычных работников в электронную форму. Для работников, в отношении которых вводный инструктаж обязателен, наиболее устойчивым вариантом остаётся оригинал регистрационного документа с собственноручными подписями.

Если речь идёт о полностью дистанционном работнике, сначала необходимо определить, существует ли сама обязанность проводить ему вводный инструктаж. Когда работодатель добровольно установил такой инструктаж локальным актом или трудовым договором, этим же документом следует подробно определить порядок его проведения и подтверждения. При этом электронная фиксация не должна подменять обязательную бумажную регистрацию, если работодатель распространил на дистанционного сотрудника общий порядок Постановления № 2464.

Почему скан подписанного листа не заменяет оригинал

Скан-копия позволяет оперативно подтвердить, что сотрудник получил и подписал документ, но сама по себе не является оригиналом бумажного документа. В ней отсутствует собственноручная подпись как реквизит конкретного экземпляра, находящегося у работодателя, а подлинность изображения при проверке может потребовать дополнительного подтверждения.

Практически скан можно использовать как промежуточное подтверждение до получения оригинала. Работнику направляется индивидуальный лист, после инструктажа он ставит подпись, отправляет скан или фотографию работодателю, а бумажный экземпляр пересылает почтой. Срок отправки оригинала и порядок подтверждения получения документов целесообразно закрепить в локальном акте и трудовом договоре с дистанционным работником.

Если принимается обычный, а не дистанционный работник, допускать его к выполнению трудовой функции только на основании скана рискованно. Вводный инструктаж должен быть проведён до начала работы, а работодатель должен располагать надёжным доказательством выполнения требований Постановления № 2464.

Может ли акт заменить подпись работника

Акт о прохождении вводного инструктажа не заменяет установленный состав регистрационных сведений. Постановление № 2464 требует подпись работника, прошедшего инструктаж, и подпись лица, которое его проводило. Односторонний акт работодателя или документ, подписанный комиссией без подписи инструктируемого, этого требования не выполняет.

Не меняет ситуацию и помещение акта в личное дело. Место хранения документа не компенсирует отсутствие обязательного реквизита. Акт может использоваться как дополнительное доказательство технического сбоя, отказа сотрудника подписать документ или иных обстоятельств, но не как плановая альтернатива регистрационной записи.

Если сотрудник отказывается подписывать документ после фактического инструктажа, необходимо зафиксировать отказ актом, выяснить причину и не допускать работника к выполнению работ, для которых обязательное обучение или инструктаж не подтверждены надлежащим образом. Заранее использовать акты вместо подписей всех региональных работников нельзя.

Порядок оформления для работника из другого региона

Для выбора безопасного варианта работодателю следует действовать в следующей последовательности:

1. Проверить трудовой договор и установить, является ли работа дистанционной по ТК РФ ст. 312.1, либо сотрудник работает удалённо от головного офиса, но на обычном рабочем месте.
2. Для полностью дистанционного работника определить обязательный объём требований по ТК РФ ст. 312.7 и проверить, не установлен ли вводный инструктаж коллективным договором, локальным актом или трудовым договором.
3. Если вводный инструктаж обязателен, назначить лицо, которое вправе его проводить. При отсутствии специалиста по охране труда в регионе можно привлечь уполномоченного работника или внешнюю организацию при соблюдении Постановления № 2464 п. 10.
4. Утвердить программу вводного инструктажа на основе примерного перечня тем и с учётом специфики деятельности организации.
5. Утвердить форму регистрации. Для региональных сотрудников целесообразен индивидуальный лист с обязательными сведениями, предусмотренными Постановлением № 2464 п. 86.
6. Провести инструктаж до начала выполнения трудовой функции и проверить усвоение его содержания в порядке, установленном работодателем.
7. Получить подписи инструктируемого и инструктирующего. Если невозможно подписать один экземпляр одновременно, допускается почтовый обмен оригиналом индивидуального листа.
8. До поступления оригинала сохранить скан, сведения онлайн-платформы, дату подключения, результаты проверки и переписку как дополнительные, но не заменяющие основной документ доказательства.
9. Подшить полученный оригинал в сформированный комплект регистрационных документов и обеспечить его хранение в установленном порядке.

Что изменится с 31 августа 2026 года

На дату подготовки ответа Постановление № 2464 применяется в действующей редакции. Постановлением Правительства РФ от 30.06.2026 № 805 утверждены изменения, вступающие в силу 31 августа 2026 года, а срок действия правил продлён до 1 сентября 2032 года.

Эти изменения не создают на дату публикации общего разрешения подписывать документы о проведении вводного инструктажа через обычную систему КЭДО с УНЭП и не отменяют требование о регистрации подписей. Поэтому до вступления изменений в силу следует применять действующую редакцию, а после 31 августа 2026 года — актуализировать локальные формы и процедуры с учётом новой редакции Постановления № 2464.

Практический вывод состоит в том, что для обычного сотрудника из другого региона следует использовать индивидуальный регистрационный лист и получить его бумажный оригинал с двумя подписями. Для полностью дистанционного работника сначала проверяется наличие обязанности проводить вводный инструктаж: при отсутствии такого требования оформлять журнал вводного инструктажа только из-за факта приёма на работу не требуется.