Оценка профессиональных рисков в офисе: порядок проведения и документы

Оценка профессиональных рисков в офисе нужна даже тогда, когда сотрудники работают только за компьютерами и не используют производственное оборудование. Работодателю следует обследовать не только столы и кресла, но и помещения, маршруты передвижения, оргтехнику, организацию работы и нештатные операции. Первый практический шаг — определить реальные рабочие процессы и места пребывания сотрудников, а затем провести осмотр с их участием.

Результатом должна стать не формальная таблица с одинаковыми формулировками для всех должностей, а связанный комплект сведений: перечень выявленных опасностей, результаты оценки рисков, действующие и дополнительные меры управления, ответственные за мероприятия и подтверждение ознакомления работников.

Нужна ли оценка профессиональных рисков офисной организации

Да, офисный формат сам по себе не является основанием отказаться от процедуры. Приказ Минтруда России от 29 октября 2021 года № 776н «Об утверждении Примерного положения о системе управления охраной труда» рассматривает управление профессиональными рисками как часть планирования системы управления охраной труда. Согласно пунктам 17–27 Примерного положения работодатель организует выявление опасностей, оценку рисков, их снижение либо недопущение повышения уровней, контроль и пересмотр результатов.

Поэтому вопрос, нужна ли оценка профессиональных рисков офисной организации, решается не по признаку «опасное или безопасное производство», а с учетом наличия работников и выполняемых ими процессов. Профессиональные риски для офисных работников обычно менее очевидны, чем на производстве, но это не означает их отсутствия.

Офисные профессиональные риски связаны не только с постоянной работой за монитором. Необходимо учитывать перемещение по коридорам и лестницам, состояние пола и кабелей, размещение мебели, освещение, микроклимат, использование электроприборов и оргтехники, психоэмоциональную нагрузку, а также нерегулярные действия: замену картриджа, перенос коробок, подключение оборудования или доступ в технические помещения.

Когда анализируются профриски, офисные работники с одинаковыми названиями должностей не всегда образуют однородную группу. Например, бухгалтер и системный администратор могут постоянно находиться в одном помещении, но у администратора дополнительно возникают выезды, перенос техники, подключение оборудования, работа около кабельных линий и доступ в серверную. Поэтому профессиональные риски офисного работника определяют по фактическим функциям, а не только по штатному расписанию.

Какие опасности присутствуют на рабочем месте в офисе

Чтобы установить, какие опасности присутствуют на рабочем месте в офисе, одного анализа должностной инструкции недостаточно. Пункты 36–38 Рекомендаций, утвержденных приказом Минтруда России от 31 января 2022 года № 36, предлагают обследовать рабочие места и другие объекты, где находится работник или куда он прибывает в связи с работой. Для этого применяют обход и осмотр, наблюдение за действиями сотрудников, опрос работников и руководителей, выявление источников опасности и проверку оборудования.

При обследовании удобно разделить опасности на несколько практических групп:

• помещение и маршруты: поврежденное или скользкое покрытие, предметы и провода в проходах, неудобная расстановка мебели, загроможденные пути движения и эвакуации;
• компьютерное рабочее место: блики на экране, невозможность настроить монитор и кресло, недостаток места для рук и ног, неудобное размещение клавиатуры, мыши и часто используемых предметов;
• оргтехника и электрическое оборудование: повреждения проводов и разъемов, неустойчивое размещение техники, подключение большого числа устройств, обслуживание оборудования без учета безопасного порядка действий;
• организация процесса: продолжительная однообразная нагрузка, отсутствие возможности менять вид деятельности, жесткие сроки, высокая интенсивность коммуникаций;
• непостоянные операции: подъем коробок с бумагой, получение и перемещение поставок, замена расходных материалов, уборка разлитой жидкости, доступ к шкафам и предметам на высоте.

Этот перечень нельзя механически переносить в документы конкретной компании. Опасности на рабочем месте в офисе подтверждают осмотром и сопоставляют с тем, что работник действительно делает в течение дня. Если фактор отсутствует, его не следует включать только ради объема документа; если обнаружена специфическая операция, ее нельзя исключать из-за отсутствия в типовом перечне.

Отдельного внимания требует оценка рисков: работа за компьютером в охране труда рассматривается вместе с организацией рабочего места и процесса. Приложение № 6 к Рекомендациям, утвержденным приказом Минтруда России от 28 декабря 2021 года № 926, содержит контрольный перечень для офисной работы. В нем охвачены обстановка в помещении, мониторы и компьютерная техника, оборудование рабочего места, эргономика программного обеспечения, организация процесса и меры снижения опасности для здоровья.

Контрольный перечень из приложения № 6 — методический инструмент, а не готовое доказательство отсутствия риска. Ответ «да» или «нет» помогает обнаружить отсутствующую меру контроля, после чего опасность нужно описать применительно к рабочей ситуации и оценить выбранным работодателем методом.

Как провести оценку профессиональных рисков офисных работников

1. Определите границы оценки. Составьте список помещений, рабочих зон, маршрутов и операций. В него могут входить кабинеты, переговорные, архив, кухня, коридоры, лестницы, склад канцелярии, серверная, парковка и места получения поставок — если сотрудники находятся там в связи с работой.
2. Сгруппируйте работников по реальной работе. Допустимо объединить сотрудников, если их места, оборудование, операции и условия сопоставимы. Но профессиональные риски офисных сотрудников с особыми функциями оценивают отдельно либо дополняют общую оценку специальными операциями.
3. Изучите документы и сведения. Проверьте должностные обязанности, инструкции, планировку, применяемое оборудование, обращения сотрудников, сведения о происшествиях и изменениях рабочих мест. Документарный анализ должен быть дополнен фактическим обследованием.
4. Проведите обход и наблюдение. Осматривайте рабочее место в обычном рабочем состоянии. Важно увидеть, где лежат провода, как сотрудники достают документы, переносят технику, подключают устройства и перемещаются между помещениями.
5. Опросите работников и руководителей. Пункт 39 Рекомендаций, утвержденных приказом Минтруда России № 36, предусматривает уточнение мест пребывания, непостоянных факторов, возможных нештатных ситуаций и предложений по снижению рисков. Опрос особенно полезен для операций, которые невозможно увидеть во время одного обхода.
6. Сформируйте или уточните реестр опасностей. В нем необходимо связать опасность с конкретным объектом, источником или ситуацией, работником либо группой работников и существующими мерами управления. Пункт 41 Рекомендаций, утвержденных приказом № 36, предусматривает корректировку реестра по результатам осмотра и опроса.
7. Оцените уровень каждого риска. Метод выбирают с учетом специфики деятельности, доступной информации и сложности процессов. Для небольшого офиса может быть применим понятный качественный или матричный подход, если он позволяет последовательно определить вероятность, тяжесть последствий и итоговый уровень. Используемые шкалы, критерии и правила принятия решения нужно закрепить так, чтобы оценку можно было воспроизвести.
8. Определите дополнительные меры. Сначала учитывайте уже действующие меры, затем устанавливайте, что требуется изменить: убрать кабели из прохода, переставить оборудование, заменить неисправное кресло, организовать техническое обслуживание, изменить порядок хранения или проинформировать работников.
9. Оформите результаты и ознакомьте сотрудников. В соответствии с пунктом 42 Рекомендаций, утвержденных приказом № 36, после выявления опасностей и оценки уровней профессиональных рисков работников знакомят с результатами. Форма фиксации должна позволять подтвердить, кого, с какими результатами и когда ознакомили.

Если у работодателя нет ресурсов для самостоятельного обследования и выбора метода, можно привлечь компетентную организацию. При этом внешняя оценка профессиональных рисков должна опираться на реальные процессы заказчика: участие руководителей и работников, доступ к рабочим зонам и проверку фактических мер нельзя заменить шаблонным перечнем должностей.

Как учитывать работников подрядчика и общие офисные зоны

Если в офисе работают уборщики, специалисты технического обслуживания, курьеры или сотрудники иных организаций, необходимо разделить собственные процессы работодателя и деятельность подрядчика, но не игнорировать их взаимное влияние. При обследовании фиксируют, где пересекаются маршруты, кто допускается в помещения, какое оборудование используется и какие действия одной стороны создают опасную ситуацию для другой.

Например, кабель временно подключенного оборудования подрядчика может создать опасность падения для офисного сотрудника, а коробки организации в техническом проходе — помешать работе обслуживающего персонала. Редакционно безопасный подход состоит в том, чтобы включить в оценку риски для собственных работников и предусмотреть порядок обмена информацией и согласования мер с подрядчиком. Нельзя автоматически включать работников другой организации в карты собственных должностей без разграничения работодателей и выполняемых работ.

Сквозной пример: системный администратор

Условный пример показывает, почему карта оценки рисков системного администратора не должна полностью совпадать с картой обычного пользователя компьютера. Сотрудник большую часть дня работает за монитором, но также переносит системные блоки, подключает устройства, устраняет неисправности на рабочих местах, посещает серверную и иногда использует лестницу-стремянку для доступа к оборудованию.

В реестр для такой должности могут попасть только подтвержденные обследованием ситуации: неудобная рабочая поза при подключении оборудования под столом; падение из-за кабелей или предметов в проходе; физическая нагрузка при переносе техники; контакт с поврежденными элементами электрооборудования; падение при доступе к оборудованию на высоте; перегрузка из-за срочных обращений. Для каждой ситуации отдельно устанавливают существующие меры, оценивают риск и решают, нужны ли дополнительные действия.

Например, формулировка «электричество — средний риск» недостаточно информативна. Проверяемая запись должна показывать источник и обстоятельства: какое оборудование обслуживается, при какой операции возможен контакт, кто выполняет работу и какие ограничения уже установлены. Такой уровень детализации позволяет связать оценку с реальным мероприятием, а не с абстрактным названием опасности.

Какие документы подтверждают результат

Единственная универсальная форма карты для всех офисов из рассмотренных рекомендаций не следует. Работодатель может построить комплект документов с учетом своей СУОТ и выбранного метода. Практически в нем целесообразно обеспечить взаимосвязь следующих элементов:

• описание принятого порядка выявления опасностей и оценки рисков;
• перечень обследованных объектов, процессов и групп работников;
• анкеты, листы осмотра или иные рабочие записи, если они используются;
• реестр выявленных опасностей;
• карты или иная форма с результатами оценки;
• перечень дополнительных мероприятий, сроков и ответственных;
• подтверждение ознакомления работников с результатами.

Профессиональные риски в офисе должны прослеживаться от факта, обнаруженного при обследовании, до меры управления. Например: провод пересекает проход — возможны спотыкание и падение — учтена действующая мера либо назначено переустройство кабельной трассы — определены ответственный и срок — после выполнения проверено состояние прохода.

Оценка профессиональных рисков для офисных работников требует пересмотра, если изменились помещения, планировка, оборудование, программные и организационные процессы либо обнаружены ранее неучтенные опасности. Пункт 18 Примерного положения, утвержденного приказом Минтруда России № 776н, включает в управление рисками контроль и пересмотр. Это означает, что документ не должен оставаться неизменным при существенном изменении фактической работы.

Проверить качество результата можно по пяти вопросам: обследованы ли все места пребывания; учтены ли непостоянные операции; различаются ли профриски офисных работников с разными функциями; связана ли каждая мера с конкретной опасностью; можно ли подтвердить ознакомление сотрудников. Если ответ хотя бы на один вопрос отрицательный, оценку следует уточнить до того, как считать комплект завершенным.

Таким образом, профриски для офисных работников оценивают не по общему представлению о безопасности офиса, а по маршруту «процесс — опасная ситуация — возможное последствие — действующая мера — уровень риска — дополнительное действие». Такой порядок помогает сделать результаты проверяемыми и использовать их в СУОТ для реального снижения риска.