Как составить перечень документов по охране труда в организации на 2026 год

Чтобы составить перечень документов по охране труда, сопоставьте фактические работы, состав работников и условия труда с применимыми требованиями, а затем определите, какими документами подтверждается их выполнение. Для организации нельзя выбирать комплект только по отрасли или численности: СУОТ должна учитывать особенности деятельности и профессиональные риски. Начните с инвентаризации рабочих мест и обязанностей сотрудников, а не со скачивания типовых положений.

1. Определите, для каких работников и процессов нужны документы

Поручите сбор исходных данных специалисту по охране труда или другому уполномоченному работнику. Подключите кадровую службу и руководителей подразделений: штатное расписание показывает должности, но для составления перечня также потребуется описание фактически выполняемых операций.

Соберите:

• штатное расписание, сведения о подразделениях и местах выполнения работы, включая дистанционную и надомную занятость;
• перечень оборудования, инструментов, материалов и выполняемых операций, в том числе разовых и совмещаемых работ;
• результаты специальной оценки условий труда и оценки профессиональных рисков;
• действующие локальные акты, записи об инструктажах, протоколы проверки знаний и документы по другим проведенным мероприятиям.

Отдельно проверьте организацию самой функции охраны труда. По статье 223 Трудового кодекса Российской Федерации от 30.12.2001 № 197-ФЗ при производственной деятельности и численности свыше 50 работников необходима служба охраны труда либо должность специалиста по охране труда. При численности не более 50 работников решение принимают с учетом специфики деятельности; отсутствие отдельной должности не означает, что соответствующие функции можно никому не поручать.

Для дальнейшей работы удобно разделить позиции перечня на три группы: документы для действующих процессов, документы при определенных условиях и записи, которые появляются после конкретного события. Это редакционный способ организации проверки, а не установленная законом классификация. Например, правила проведения вводного инструктажа готовят заранее, а запись о его проведении возникает после инструктажа конкретного работника.

2. Опишите СУОТ и безопасное выполнение работ

Локальный акт о СУОТ и политика

Статья 214 ТК РФ возлагает на работодателя обязанность создать и обеспечить функционирование системы управления охраной труда. Пункт 1 Примерного положения, утвержденного приказом Минтруда России от 29.10.2021 № 776н «Об утверждении Примерного положения о системе управления охраной труда», предусматривает закрепление структуры и порядка работы СУОТ в локальном нормативном акте работодателя.

В перечень включите такой акт и документы, которыми в организации распределены полномочия, установлены процедуры и оформляются результаты контроля. При этом политика в области охраны труда может быть разделом другого локального акта: пункт 9 Примерного положения прямо допускает этот вариант. Поэтому отдельные файлы «Политика» и «Приказ об утверждении политики» нельзя автоматически считать обязательными для каждой организации независимо от выбранного оформления.

При разработке документов по охране труда полезно сразу установить, где находится основная процедура, а где — ее приложения и учетные формы. Например, распределение обязанностей можно описать в положении о СУОТ, а фамилии ответственных и конкретные поручения закрепить организационно-распорядительным документом. Так проще обновлять комплект без противоречий между несколькими одинаковыми положениями.

Нормативные акты и результаты оценки рисков

Не смешивайте перечень собственных документов с реестром законодательства. Статья 214 ТК РФ требует вести реестр нормативных правовых актов с требованиями охраны труда с учетом специфики деятельности и обеспечивать работникам доступ к актуальным редакциям. Та же статья предусматривает систематическое выявление опасностей, анализ и оценку профессиональных рисков, а также мероприятия по улучшению условий труда.

Для документирования оценки рисков обозначьте в рабочем перечне применяемую методику, выявленные опасности, результаты оценки и меры управления. Реестр опасностей и карты оценки рисков удобны как формы представления результатов, но не следует объявлять конкретный шаблон карты универсальной государственной формой. Содержание документов должно позволять связать опасность с рабочим местом или операцией и выбранными мерами защиты.

Практически полезно дополнить мероприятия ответственными, сроками и способом проверки выполнения. Такой подход соответствует рекомендациям пункта 40 Примерного положения о СУОТ: при планировании достижения целей определять ресурсы, ответственных, сроки и способы оценки результата.

Правила и инструкции

Состав инструкций определяют под деятельность работодателя. Основание — приказ Минтруда России от 29.10.2021 № 772н «Об утверждении основных требований к порядку разработки и содержанию правил и инструкций по охране труда, разрабатываемых работодателем». Пункты 3–5 регулируют утверждение документов, определение их перечня и поддержание актуальности, включая учет мнения профсоюза при его наличии.

При проверке содержания сопоставьте инструкции с профессиями, должностями или видами работ, результатами СОУТ, выявленными опасностями и эксплуатационной документацией. Именно такие исходные данные предусмотрены пунктами 18–21 Требований. Наличие инструкции с подходящим названием еще не подтверждает, что в ней описана безопасная работа на используемом оборудовании.

3. Разделите документы по инструктажам, обучению и стажировке

На 10 сентября 2026 года применяется постановление Правительства РФ от 24.12.2021 № 2464 «О порядке обучения по охране труда и проверки знания требований охраны труда» в редакции от 30.06.2026. Срок его действия установлен до 1 сентября 2032 года, поэтому исключать этот документ из нормативного реестра со ссылкой на прежнюю дату окончания нельзя.

Сначала определите потребность в обучении по профессиям и должностям: кому нужны соответствующие программы, инструктажи и стажировка. Форму учета работников работодатель выбирает сам по пунктам 80–83 Правил. Для внутреннего контроля удобно добавить даты последнего прохождения и следующего необходимого мероприятия.

Для регистрации инструктажей обязательны сведения, установленные пунктами 86–87, а форму и порядок документирования утверждает работодатель по пункту 88. Следовательно, журнал — возможный вариант, но не единственное допустимое название документа. При выборе другой формы нельзя потерять обязательные сведения и подписи.

Результаты проверки знаний после обучения оформляют протоколом. Проверьте его реквизиты по пунктам 91–93, включая сведения о программе, работнике, результате проверки и подписи. Регистрационный номер записи в реестре обученных лиц указывают в самом протоколе либо в предусмотренной подпунктом «з» пункта 92 электронной выписке — приложении к нему.

Отдельно проверьте обучение применению СИЗ. Если их использование требует практических навыков, работодатель утверждает соответствующий перечень СИЗ, а вопросы применения включаются в общую программу обучения либо в самостоятельную программу. Это следует из пунктов 38–40 Правил; сам факт выдачи работнику средств защиты не подтверждает прохождение обучения.

4. Проверьте комплект СОУТ по рабочим местам

Документы по специальной оценке условий труда формируют с учетом области применения Федерального закона от 28.12.2013 № 426-ФЗ «О специальной оценке условий труда». Часть 3 статьи 3 исключает, в частности, условия труда надомников, дистанционных работников и работников зарегистрированных религиозных организаций. Поэтому требовать отчет СОУТ для каждой категории работников без проверки этих условий неправильно.

Если специальная оценка условий труда должна проводиться, начните сверку с фактического перечня рабочих мест. Сравните его с местами, указанными в имеющихся материалах: для внутренней проверки важно обнаружить не только отсутствие отчета, но и рабочие места, которые в него не вошли.

Основные позиции документального комплекта:

• приказ о составе и порядке деятельности комиссии, график проведения СОУТ и утвержденный комиссией перечень рабочих мест — по статье 9. Для микропредприятий, которые не могут сформировать комиссию, частью 3.1 предусмотрено выполнение ее полномочий работодателем или уполномоченным работником;
• утвержденный отчет с предусмотренными статьей 15 материалами, включая карты и сводную ведомость, а также подтверждение ознакомления работников с результатами на их рабочих местах;
• декларация соответствия условий труда — для рабочих мест, отвечающих условиям статьи 11, с учетом предусмотренных ею исключений. Ее не включают в качестве безусловно обязательного документа по каждому рабочему месту.

Не ограничивайте проверку отметкой «отчет получен». Например, ознакомление работников с результатами СОУТ организуют под роспись не позднее 30 календарных дней после утверждения отчета; периоды болезни, отпуска, командировки и междувахтового отдыха в этот срок не включают. Значит, в рабочем перечне нужен не только сам отчет, но и подтверждение выполнения этого действия.

5. Добавьте документы, зависящие от условий и событий

Обеспечение средствами защиты

Если работникам положены СИЗ и смывающие средства, применяют приказ Минтруда России от 29.10.2021 № 766н «Об утверждении Правил обеспечения работников средствами индивидуальной защиты и смывающими средствами». В перечень включают утвержденные работодателем нормы выдачи, разработанные на основании Единых типовых норм с учетом СОУТ и оценки рисков. Образец норм в приложении № 1 является рекомендуемым: это не отменяет обязанности утвердить сами нормы.

Выдачу и возврат СИЗ фиксируют в личных карточках учета по пункту 25 Правил. Если учет ведется электронно, дублировать карточки на бумаге не требуется. При определении необходимости локального порядка обеспечения СИЗ учитывайте исключение для организаций — субъектов малого предпринимательства в пункте 77; его нельзя переносить на обязанности по нормированию и учету выдачи.

Обязательные медицинские осмотры

Для предварительных и периодических осмотров, проводимых по приказу Минздрава России от 28.01.2021 № 29н, проверяют соответствующие списки, направления и учет их выдачи. Для периодических осмотров дополнительно нужны поименные списки, согласованный календарный план и документы о результатах. При этом календарный план составляет и утверждает медицинская организация, а работодатель его согласовывает и знакомит с ним работников.

Пункт 9 Порядка требует организовать учет направлений, в том числе электронный, но не устанавливает безусловную обязанность вести именно бумажный журнал. Заключительный акт по итогам периодического осмотра составляет медицинская организация с участием предусмотренных Порядком сторон. Поэтому в перечне отмечайте, какие документы готовит работодатель, а какие он должен получить от медицинской организации.

Микротравмы и несчастные случаи

Статья 226 ТК РФ требует учитывать микротравмы и рассматривать причины и обстоятельства их возникновения на основании обращения пострадавшего. Сама статья не утверждает обязательную форму журнала и не требует отдельного документа с названием «Положение о микротравмах». Практически полезно заранее определить порядок приема сообщений, ответственных и форму фиксации результатов рассмотрения.

Учет микротравм не заменяет расследование несчастного случая. Если событие отвечает условиям статьи 227 ТК РФ, применяется соответствующая процедура расследования и учета. В рабочем перечне отделяйте документы о готовности к реагированию от материалов, которые оформляются по фактически произошедшему случаю.

Специальные виды работ

Для работ повышенной опасности, транспорта, электроустановок, работ на высоте и взаимодействия с подрядчиками предусмотрите отдельные строки проверки применимости. Чтобы заполнить их, нужны конкретные исходные данные: вид операции, оборудование, место работы, состав исполнителей и роль организации — заказчик или исполнитель. Одного названия должности для выбора документов недостаточно.

Не добавляйте наряд-допуск автоматически на любую работу, которую внутри организации назвали опасной. Пункт 89 Правил обучения по охране труда связывает оформление целевого инструктажа при работах, требующих наряда-допуска или распоряжения, с нормативными актами, регулирующими именно эти работы. В перечне укажите конкретное основание и предусмотренную им форму регистрации.

6. Превратите перечень в инструмент проверки

Рекомендуем вести рабочую таблицу, в которой для каждой позиции указаны применимость, нормативное основание, название документа в организации, его актуальная версия, ответственный и место хранения. Для недостающих или требующих доработки документов добавьте действие и срок. Такая таблица — инструмент внутреннего контроля, а не дополнительный обязательный локальный акт.

Затем проверьте комплект в следующем порядке:

1. Сопоставьте документы с фактическими работами. Возьмите по одному сотруднику из разных групп: например, офисного работника, рабочего и руководителя подразделения. Проверьте, учтены ли все выполняемые ими операции, а не только основная должность.
2. Проверьте содержание и реквизиты. Сверьте профессии, подразделения, оборудование, версии инструкций, даты мероприятий и подписи. Если документ отсылает к приложению или другому локальному акту, убедитесь, что они существуют и не противоречат друг другу.
3. Найдите подтверждение выполнения. После положения об обучении должны находиться документы о проведенном обучении, после планирования мероприятий — сведения об их исполнении. Отдельно отметьте ситуации, когда есть только шаблон, но нет фактической записи.
4. Назначьте устранение пробелов. Разделите задачи на разработку документа, его актуализацию, получение от внешнего исполнителя и проведение самого мероприятия. Отсутствие мероприятия нельзя устранить одним заполнением формы.

Условный пример: в перечне указана действующая инструкция для складского работника, однако при сверке выяснилось, что она описывает прежнее оборудование. Для внутреннего контроля корректный статус такой позиции — «требует актуализации», а не «документ имеется». Ответственному нужно поручить проверить содержание, обновить документ и определить связанные действия по обучению и информированию.

Результат проверки — перечень с понятным обоснованием каждой позиции и конкретными заданиями по обнаруженным пробелам. Следующий практический шаг — передать эти задания руководителям, согласовать ресурсы и сроки, а затем проверить не только появление новых файлов, но и выполнение необходимых мероприятий.